Groepsreserveringen

Couverts per reservering

Wanneer je gebruik maakt van onze tafelreservering, kun je bij dit onderdeel aangeven wat het minimale en het maximale aantal zitplaatsen per reservering is. Ook kan er een opmerking geplaatst worden in de reserveermodule en/of bevestigingsmail. Hierin kan je de gast vragen om bijvoorbeeld bij een reservering voor meer dan 12 personen telefonisch contact op te nemen. Vanuit BookDinners is het maximale aantal zitplaatsen op 12 vastgezet voor invoeren van een reservering door de gast. 

Reservering >12 couverts

Het komt bij veel restaurants regelmatig voor dat er groepen met meer dan 12 personen willen reserveren. De gast kan dit zelf niet online invoeren, omdat het maximum hiervoor standaard op 12 couverts staat. 

Als restaurateur daarentegen kun je reserveringen tot 100 couverts per reservering in BookDinners zetten. We adviseren de restaurateur om een dergelijke reservering ook altijd in het systeem te verwerken zodat het aantal nog beschikbare tafels altijd up-to-date is en je alle reserveringen gemakkelijk in het reserveringsoverzicht terug kunt vinden. 

Invoeren grote groepen

Wanneer je als restaurateur een reservering in het systeem wil plaatsen ga je naar de backoffice. Linksboven heb je de keuze uit ‘Maak reservering’ en ‘Maak admin reservering’. In geval van een groep groter dan 12 personen kies je ‘maak admin reservering’.

Op het moment dat je deze button hebt gekozen kun je de reservering invoeren zoals je gewend bent. Je kiest het aantal personen, de datum, tijdstip en noteert de achternaam. De andere velden, zoals contactgegevens en opmerkingen zijn optioneel. We adviseren je wel om ook altijd om het mailadres te vragen, zodat de gast een reserveringsbevestiging, herinnering en reviewverzoek kan ontvangen. Dit is echter niet verplicht. 

Let op bij gebruik ‘Maak admin reservering’

Dankzij deze button word je als restaurateur heel flexibel in het maken van een reservering, want alles wat je invoert en kiest is mogelijk, ongeacht je instellingen bij beschikbaarheid. Denk hierbij aan het tijdstip waarop je een reservering in het systeem zet, dit kan buiten de openingstijden vallen. Ook heb je bij je instellingen misschien staan dat je maximaal 10 couverts per reservering kunt ontvangen, dit wordt met deze button opgeschroefd naar 100 couverts.

De reserveringen die je middels deze button in BookDinners zet worden meegerekend in de beschikbaarheid. Zodra een dag volgeboekt is volgens de instellingen bij beschikbaarheid wordt de desbetreffende dag grijs en niet-reserveerbaar voor de gast. Dit geldt ook voor jou als restaurateur via de ‘maak reservering’ button. Omdat je met de ‘Maak admin reservering’ zo flexibel wordt, kun je altijd reserveringen in blijven voeren, ook als je daarmee over je maximale capaciteit heengaat. Het is daarom belangrijk dat je bij gebruik van deze button de capaciteit van je restaurant goed in ogenschouw neemt.