Reserveringen invoeren, wijzigen en annuleren door de restaurateur

Reserveringen invoeren

Als gasten bellen of spontaan langskomen bij je restaurant is ons advies ook deze couverts in het systeem te verwerken. Door alle couverts te verwerken weet de widget van BookDinners precies hoeveel couverts er nog beschikbaar zijn voor een online reservering. Op die manier kunnen teleurstellingen worden voorkomen en haal je het maximale uit je capaciteit. 

Je kunt een reservering invoeren door naar de backoffice van BookDinners te gaan en vervolgens linksboven op ‘Maak reservering’ te klikken. Als restaurateur hoef je alleen de datum, aantal personen, het tijdstip en de achternaam verplicht in te vullen. De andere velden zijn optioneel, maar niet verplicht. 

Reserveringen annuleren

Werk je met BookDinners reserveringen, dan kunnen ons support team en jijzelf reserveringen annuleren via de backoffice. Je gaat daarvoor naar de backoffice van BookDinners en vervolgens naar ‘reserveren’. Nu kom je in het Reservering Overzicht terecht. Je zult zien dat er achter iedere reservering een pennetje en kruisje staat. Wanneer je op het kruisje klikt, annuleer je de reservering. Na het annuleren wordt de reservering doorgestreept in jouw reserveringsoverzicht en wordt het aantal couverts weer vrijgegeven voor een andere gast, voor een nieuwe reservering. De gast ontvang hiervan een bevestiging per mail. 

Reserveringen wijzigen

Als restaurateur kun je een reservering aanpassen, net zoals de gast dit ook zelf kan doen. Je kunt een wijziging aanbrengen in de datum, tijd, het aantal personen, maar ook kun je bijvoorbeeld een opmerking of extra contactgegevens aan de reservering toevoegen. Dit doe je door in de backoffice naar ‘Reserveringen’ te gaan waar na je het reserveringsoverzicht te zien krijgt. Achter iedere reservering staat een pennetje en een kruisje. Als je op het pennetje klikt, kun je de reservering aanpassen. 

Na het wijzigen wordt de ‘oude’ reservering doorgestreept in het reserveringsoverzicht. Hieronder vind je een voorbeeld. De gewijzigde reservering met nieuwe gegevens wordt er als een nieuwe reservering in gezet. Zo kan je ook in het overzicht terug vinden dat de reservering is gewijzigd. Na het wijzigen wordt de beschikbaarheid voor de desbetreffende dag automatisch aangepast en wordt de bevestiging hiervan ook naar de gast gemaild. 

Communicatie over wijzigen en annuleren

Jij als restaurateur en de gast worden via de e-mail op de hoogte gehouden van de gegevens van de reserveringen. Zowel na een annulering als een wijziging krijgen jullie beiden een e-mail. In de e-mail staat, bij een annulering, welke reservering is geannuleerd of, bij een wijziging, de oude en nieuwe reserveringsgegevens. Zo kan er geen verwarring ontstaan over de data en heeft de gast ook vooraf de juiste informatie bij de hand.

Voordelen van een online reserveringssysteem

Wil je overstappen naar online reserveringen of twijfel je of je dit wel optimaal gebruikt? Hierbij alles op een rijtje!

• Er is altijd actuele beschikbaarheid. Jij geeft van tevoren aan hoeveel gasten je wanneer kwijt kunt en kunt hier uitzonderingen in doorvoeren voor speciale dagen of reserveringen via de telefoon. Is de maximale capaciteit bereikt, dan sluit het systeem automatisch. Zo heb je nooit overboekingen.
• Door te werken met reserveringsduur, timeslots en spreiding vul je je tafels helemaal. Het systeem rekent voor jou uit hoeveel gasten je nog kwijt kunt en laat geen plek onbezet. Zo zit je zaak vol en hoef je zelf niet te puzzelen. Helemaal gewenst als je maar op beperkte capaciteit kan draaien!
• De communicatie met de gast is strak. De gast ziet in een oogopslag wanneer er plek is en heeft na het maken van een reservering alle benodigde informatie bij de hand door de automatische e-mails.
• Je voorkomt no shows doordat gasten hun reserveringen kunnen aanpassen en annuleren als zij niet meer kunnen komen.
• Al met al: het systeem doet het werk, wat jou de tijd geeft om te doen wat je écht leuk vindt.

Meer informatie over online reserveren met BookDinners vind je hier.