Reserveringen wijzigen en annuleren door de gast

Reserveringen annuleren

Werk je met BookDinners reserveringen, dan kunnen ons support team en jijzelf reserveringen annuleren via de backoffice, maar de gast kan dit ook zelf. Gasten kunnen met één druk op de knop laten weten dat zij niet meer kunnen komen. Geen omslachtige e-mails of belletjes met het gevaar dat gasten niet laten weten dat ze niet komen en jij met een leeg tafeltje zit.

In de reserveringsbevestiging en herinneringse-mail kunnen gasten doorklikken naar de annuleringsomgeving. Na het annuleren wordt de reservering doorgestreept in jouw reserveringsoverzicht en wordt het aantal couverts weer vrijgegeven voor een andere gast, voor een nieuwe reservering.

Reserveringen wijzigen door de gast

Gasten kunnen via de reserveringsbevestiging tevens hun reservering aanpassen; de dag, de tijd en het aantal personen. Heeft de gast een opmerking toegevoegd aan zijn eerste reservering, dan wordt deze automatisch meegenomen.

De gast kan tot 12 uur voor de start van de reservering deze aanpassen. Daarna is dit niet meer mogelijk. Dit wordt in de e-mails naar de gast duidelijk aangegeven.

Meerdere keren wijzigen? Dat is ook mogelijk. In de e-mail met de nieuwe gegevens van de reservering vind de gast wederom een link om nogmaals te kunnen wijzigen.

Na het wijzigen wordt de oude reservering doorgestreept in het reserveringsoverzicht. Hieronder vind je een voorbeeld. De gewijzigde reservering wordt er als een nieuwe reservering in gezet. Zo kan je ook in het overzicht terug vinden dat de gast zijn reservering heeft gewijzigd. Na het wijzigen wordt de beschikbaarheid voor de desbetreffende dag of dagen automatisch aangepast.

Communicatie over wijzigen en annuleren

Jij als restaurateur en de gast worden via de e-mail op de hoogte gehouden van de gegevens van de reserveringen. Zowel na een annulering als een wijziging krijgen jullie beiden een e-mail. In de e-mail staat, bij een annulering, welke reservering is geannuleerd of, bij een wijziging, de oude en nieuwe reserveringsgegevens. Zo kan er geen verwarring ontstaan over de data en heeft de gast ook vooraf de juiste informatie bij de hand.

Voordelen van een online reserveringssysteem

Wil je overstappen naar online reserveringen of twijfel je of je dit wel optimaal gebruikt? Hierbij alles op een rijtje!

• Er is altijd actuele beschikbaarheid. Jij geeft van tevoren aan hoeveel gasten je wanneer kwijt kunt en kunt hier uitzonderingen in doorvoeren voor speciale dagen of reserveringen via de telefoon. Is de maximale capaciteit bereikt, dan sluit het systeem automatisch. Zo heb je nooit overboekingen.
• Door te werken met reserveringsduur, timeslots en spreiding vul je je tafels helemaal. Het systeem rekent voor jou uit hoeveel gasten je nog kwijt kunt en laat geen plek onbezet. Zo zit je zaak vol en hoef je zelf niet te puzzelen. Helemaal gewenst als je maar op beperkte capaciteit kan draaien!
• De communicatie met de gast is strak. De gast ziet in een oogopslag wanneer er plek is en heeft na het maken van een reservering alle benodigde informatie bij de hand door de automatische e-mails.
• Je voorkomt no show’s doordat gasten hun reserveringen kunnen aanpassen en annuleren als zij niet meer kunnen komen.
• Al met al: het systeem doet het werk, wat jou de tijd geeft om te doen wat écht leuk vindt.

Meer informatie over online reserveren met BookDinners vind je hier.